Przepisy podatkowe ciągle się zmieniają. Za prawem ciężko nadążyć, prowadząc firmę. Z tego powodu wielu przedsiębiorców zatrudnia księgowych lub korzysta z usług biura księgowego. Niestety nie zawsze to wystarczy, by uniknąć problemów z urzędem skarbowym. O tym, jak uczciwie prowadzić firmę, by pomyślnie przejść kontrolę w przedsiębiorstwie i uniknąć problemów w przyszłości z panią Luizą Pieprzyk — audytorką podatkową — rozmawia Michaela Fuchs.
Michaela Fuchs: Czy zatrudnienie księgowej lub współpraca z biurem księgowym chroni przedsiębiorcę przed odpowiedzialnością przed urzędem skarbowym?
Luiza Pieprzyk: Samo zatrudnienie księgowej czy korzystanie z usług biura rachunkowego nie chroni przedsiębiorcy przed odpowiedzialnością karną, czy karną skarbową. Wiele kwestii powinno być uregulowane umową o współpracy, której albo brak, albo nie reguluje tych kwestii.
Jednak mimo wszystko warto przypomnieć, iż:
Zarząd jako podmiot reprezentujący spółkę pełni funkcję gwaranta, na którym ciąży szczególny, prawny obowiązek zapobiegania popełnianiu wykroczeń i przestępstw skarbowych.
Zgodnie z art. 9 § 3 k.k.s. za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną.
Prezes zarządu oraz jego członkowie ponoszą odpowiedzialność karną za uchybienia przepisom podatkowym, związane z powstałymi nieprawidłowościami w zakresie podatku VAT, CIT, PIT, jak również odpowiedzą za brak nadzoru nad przestrzeganiem reguł w prowadzonej działalności gospodarczej.
M.F.: Skąd najczęściej wynikają problemy z urzędem skarbowym?
L.P.: Z przykrością muszę stwierdzić, iż w firmach i małych i dużych sprawdza się zasada pt.: ryba psuje się od głowy. Co jest zatem „tą głową”? Proces sprzedaży. Od zamówienia, umowy, porozumienia handlowego się zaczyna, tam generowane są błędy podatkowe, które obciążają cenę. Kalkulacja ile zarobimy na transakcji staje się fikcją, kiedy nie uzgadniamy z kontrahentem podstawowych kwestii. Przykładowo, muszę wiedzieć do kogo sprzedaję, dokąd jedzie towar, jakie są elementy kalkulacyjne ceny, na jakich warunkach Incoterms realizowana jest transakcja itp. To wydaje się banalne ale niestety właśnie to pogrąża finansowo firmy.
W tym roku mija dokładnie 10 lat jak rozpoczęłam wdrażanie w Polsce mojego projektu szkoleniowego pt. VAT dla działów obsługi klienta, fakturzystów, handlowców, logistyków, kadry zarządzającej itp.
Księgowy nic już nie wyczaruje, kiedy transakcja jest zamknięta i wystawiono fakturę.
Świadomość osób pracujących w tych działach w firmach to kwestia kluczowa szczególnie na 2023 r. Wtedy sporo firm przejdzie już na e-fakturę – KseF. Wszyscy wszystko wiedzą, a w podstawowych błędach wciąż toniemy. Zastanawiam się po co, skoro to można prosto poukładać. Ile wiemy, na jaką skale potrzebujemy pomocy, jakie błędy popełniamy, które powodują problemy finansowe firmy stwierdza się choćby na szkoleniach zamkniętych w firmach, które dla tych działów prowadzę od ponad 10 lat.
M.F.: Czy istnieje jakiś sposób, by to księgowy tłumaczył się ze swoich błędów przed urzędem i ponosił za nie odpowiedzialność, a nie przedsiębiorca, który odprowadzał wszystkie płatności, ufając księgowemu, że postępuje zgodnie z prawem?
L.P.: Generalnie to nie jest problem pt. czarne i białe. Przykładowo karany jest winny, a wina rozkłada się na wiele osób w firmie. Tak jak wspomniałam, na podstawie kodeksu karnego skarbowego zarząd ma swój paragraf a księgowy, wystawiający faktury i posługujący się nią na podstawie art. 62 kodeksu karnego skarbowego może również ponosić odpowiedzialność za swoje czyny. Kluczowym tutaj jest problem czyn zawiniony czy nie. To niestety podlega subiektywnej ocenie oskarżyciela a dalej sądu.
W związku z tym należy się zabezpieczyć dobrą umową o współpracy, która nie jest uniwersalna, jak się wydaje niektórym przedsiębiorcom. Dodatkowo warto stworzyć w firmie a najlepiej zlecić obsłudze zewnętrznej, bardziej obiektywnej, procedury sprzedaży i zakupu uwzględniające zasady podatkowe. Często w sądach można się przekonać, iż to działa na korzyść przedsiębiorcy.
M.F.: Czy przedsiębiorcy mogą w jakiś sposób zabezpieczyć się przed błędami księgowych i nieuczciwymi praktykami niektórych biur księgowych? W końcu to nie oni są ekspertami w tej dziedzinie. Często brakuje im czasu na to, by poszerzać wiedzę.
L.P.: Tak oczywiście to są dobrze sporządzone umowy o współpracy i procedury w firmach dotyczące sprzedaży i zakupu, o czym wspominałam.
M.F.: Jak długo przedsiębiorca powinien trzymać dokumenty? Czy urząd skarbowy może żądać w trakcie kontroli dokumentacji sprzed 15 lat lub więcej? Co zrobić, gdy nie mamy już takich dokumentów, by dowieść swojej niewinności?
L.P.: Wszystko zależy, o jakich dokumentach mówimy. Generalnie, jeśli chodzi o podatki, dokumentacja jest wymagana do momentu, aż nie przedawnią się zobowiązania podatkowe. Ostatnio słyszę od przedsiębiorców, iż dostają wezwania z urzędów skarbowych do zapłaty jakiś nawet drobnych kwot sprzed wielu lat, gdzie te ustawowe 5 (w porywach 6 lat) już minęło. Tutaj warto mieć właśnie obsługę finansowo – księgową żeby nie być nadgorliwym i nie płacić długów, które się przedawniły. Fiskus miał dość czasu, aby to zweryfikować. Prawo nie może działać tylko w jedną stronę.
M.F.: O czym powinny pamiętać osoby, które dopiero wkraczają w świat biznesu, by uniknąć problemów z urzędem skarbowym?
L.P.: Przede wszystkim o dobrym zapleczu finansowo-księgowym i prawnym związanym z podatkami zwłaszcza. Polski ład pokazał, że dobry księgowy, doradca to skarb. Należy również patrzeć kompleksowo na zagadnienia sprzedaży i zakupu, inwestować w wiedzę praktyczną całej firmy.
Co z tego, że księgowa jest świetna, kompetentna? Nic mądrego nie wyczaruje z błędnej i bezmyślnie wystawionej faktury, za którą można nawet trafić do więzienia na 25 lat po nowelizacji kodeksu karnego w 2017 roku. Fiskus tylko na to czeka. Po to stworzono Krajowy System e-Faktur KSeF. Zacznijmy poważniej zatem traktować działy obsługi klienta, działy handlowe. To tam tracimy duże kwoty, o czym mówię na szkoleniach w firmach. To nie boli, warto się przekonać ile korzyści z tego płynie nawet w relacjach z kontrahentami.
M.F.: Jak powinien się zachować przedsiębiorca, by nie zostać posądzonym o wyłudzenia podatkowe?
L.P.: Robić WSZYSTKO DOBRZE. ☺ Najważniejsze mieć dokumentację potwierdzającą nasza niewinność, czyli spełniać przesłanki należytej staranności. Kilka lat temu nawet Ministerstwo Finansów opracowało szczegółową analizę tego problemu. Niestety mało kto o tym wie. Na moich szkoleniach są tzw. „duże oczy”, a powinniśmy wszyscy je znać.
M.F.: Jakiej wiedzy brakuje przedsiębiorcom? Z jakiego zakresu powinni poszerzać wiedzę, by nie bać się kontroli urzędu skarbowego? Jak się do niej przygotować?
L.P.: Przede wszystkim wiedzy brakuje w działach obsługi klienta. Od wielu lat Minister Finansów nowelizując przepisy, wymaga wręcz do rozliczenia podatków dokumentacji handlowej, logistycznej a zatem tkwienie w przekonaniu, że to wyłącznie sprawa księgowych źle się skończy. Mamy ostatni rok na zmianę myślenia i podjęcia czynności. Czasami tak niewiele trzeba, tylko szkolenia i z radością stwierdzam, że firmy widzą różnice nawet we współpracy z klientami, potwierdzają, iż więcej pieniędzy zostaje w kieszeni, a zatem nie ma na co czekać tylko działać.
M.F.: Czy mogłaby Pani udzielić przedsiębiorcom wskazówek, które uchronią ich przed batalią z urzędem skarbowym?
L.P.: Jedna najważniejsza: profilaktyka, a zatem nie traktować mechanicznie procesów związanych z dokumentacją pt. system sam to robi, to nie ja. Dobra obsługa księgowa, prawna, audyty podatkowe raz na jakiś czas i cykliczne szkolenia kadry w trybie pilnym.
M.F.: Dziękuję za rozmowę.
Potrzebujesz porady z zakresu prawa podatkowego? Skontaktuj się z ekspertem. Poznaj bliżej Panią Luizę Pieprzyk, śledząc jej profil na LinkedIn. Informacje na jej temat znajdziesz też na stronie internetowej TAX&DUTY.
Zajrzyj też na profil na Facebooku TAX&DUTY Grupy Partnerskiej Podatkowo – Celnej oraz na stronę www.
*Bezpłatna współpraca biznesowa.
Comments