Gromadzenie dokumentów księgowych to zadanie każdego przedsiębiorcy. Musimy je dostarczyć po zakończeniu każdego miesiąca do księgowości. Ponadto są niezbędne w trakcie ewentualnych kontroli. O tym, jak je odpowiednio przechowywać i na kim spoczywa obowiązek odtworzenia dokumentacji w razie jej zniszczenia z panią Renatą Szejdewik z biura rachunkowego Szejdewik — rozmawiała Michaela Fuchs.
Michaela Fuchs: Co zaliczamy do dokumentów księgowych?
Renata Szejdewik: Do dokumentów księgowych zaliczamy różnego rodzaju dowody, które stanowią podstawę zapisów w księgach np. faktury, rachunki, faktury korygujące, noty korygujące, dokumentację celną, noty księgowe.
M.F.: Kto przechowuje dokumenty księgowe? Do kogo należy ten obowiązek, jeśli firma decyduje się na outsourcing księgowości?
R. S: Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości dokumenty księgowe bez względu na sposób ich prowadzenia – we własnym zakresie czy biuro rachunkowe — po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego przechowuje się wyłącznie w siedzibie firmy. Osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze mogą wybrać miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i może ona być w miejscu wykonywania działalności gospodarczej, siedzibie lub w biurze rachunkowym obsługującym firmę.
M.F.: Gdzie należy przechowywać dokumenty księgowe?
R.S.: Najpopularniejszy sposób przechowywania dokumentów to segregatory, ponieważ umożliwiają łatwy dostęp do wszelkiej dokumentacji, a większość z nich pozwala także na odpowiednie podpisanie frontu. Popularne są też pudełka archiwizacyjne.
M.F.: Jak długo należy przechowywać dokumentację księgową?
R.S.: Według ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co oznacza, że dokumenty np. za rok podatkowy 2022, za który złożone jest zeznanie roczne w 2023 roku, należy przechowywać do zakończenia roku 2029. Więc w sumie niby 5, a tak zasadzie 7 lat.
M.F.: Jak skutecznie zabezpieczyć dokumenty księgowe, by zabezpieczyć je przed pożarem, kradzieżą lub innym nieszczęściem?
R.S.: Przy wyborze odpowiedniego miejsca powinno się zachować należytą staranność tak, aby maksymalnie ograniczyć ryzyko zniszczenia w jakikolwiek sposób (pożar, zalanie czy kradzież). Dokumenty należy przechowywać w miejscu pozbawionym wilgoci. Nadmiernie suche pomieszczenie również nie jest idealne. Dostępne na rynku szafy ognioodporne są bardzo dobrym rozwiązaniem, aby zabezpieczyć je przed pożarem. Pomieszczenie oczywiście powinno być również chronione przed możliwością wstępu do niego osób postronnych z uwagi na to, iż należy chronić nie tylko dokumenty, ale również ich zawartość.
M.F.: Czy da się coś zrobić, gdy w nieszczęśliwych okolicznościach zostanie uszkodzona albo zniszczona dokumentacja księgowa?
R.S.: Należy odtworzyć dokumentację, jeśli dotyczy ona okresu, który nie podlega jeszcze przedawnieniu.
M.F.: Kto ma obowiązek odtworzyć dokumentację księgową w razie jej zniszczenia?
R.S.: Podatnik ma obowiązek odtworzenia dokumentacji księgowej. W przypadku, gdy jest problem z jej odtworzeniem, podatnik może zwrócić się do organu podatkowego o pomoc.
M.F.: Jak się zachować w przypadku kontroli, gdy okaże się, że brakuje nam pojedynczego dokumentu albo całej dokumentacji?
R.S.: W przypadku pojedynczego dokumentu zazwyczaj wystarczy się zwrócić o jego duplikat do wystawcy. Brak całej dokumentacji to już większy problem. W przypadku odkrycia braku całej dokumentacji w wyniku np. oględzin po jakimś zdarzeniu typu pożar, zalanie czy włamanie należy niezwłocznie przystąpić do odtwarzania dokumentacji. W dzisiejszych czasach, gdy coraz więcej dokumentów funkcjonuje w formie elektronicznej, istnieje możliwości dość szybkiego odtworzenia dokumentacji.
M.F.: Co grozi przedsiębiorcy, gdy nie jest w stanie odtworzyć dokumentacji księgowej?
R.S.: W takiej sytuacji, gdy dojdzie do kontroli skarbowej, naczelnik urzędu skarbowego może określić inne np. sporo wyższe zobowiązanie podatkowe niż to widniejące w deklaracji z uwagi właśnie na brak dokumentacji. Zgodnie z niedawnym wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego podatnik ma obowiązek odtworzenia dokumentacji księgowej, a jak wiadomo, podczas kontroli należy ją okazać, aby można było określić zgodność dokumentów z deklaracją.
M.F.: Czy brak możliwości odtworzenia dokumentów księgowych wpływa w jakiś sposób na pracowników? Jakie niesie konsekwencje?
R.S.: Dla pracowników znaczenie ma dokumentacja pracownicza, którą należy przechowywać znacznie dłużej niż tą księgową. W sytuacji, gdy ta ulegnie zniszczeniu były pracownik, który stara się o emeryturę, a zagubił swój egzemplarz świadectwa pracy, może mieć problem z udowodnieniem okresu zatrudnienia.
M.F.: Po jakim czasie urząd może żądać od właściciela firmy dokumentacji? Czy urzędnik może przekroczyć ustawowy okres? Jeśli tak, to w jakiej sytuacji?
R.S.: Urząd może kontrolować okresy, które nie uległy przedawnieniu. Są jednak sytuacje, które powodują zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia. Do sytuacji, która może wpłynąć na okres przedawnienia, należą np. ogłoszenie upadłości czy zastosowanie środka egzekucyjnego, pod warunkiem, że podatnik został o nim poinformowany.
M.F.: Co zrobić w sytuacji, gdy termin ustawowy minął, dokumentacja została zniszczona, a urząd wymaga od nas dokumentów? Czy taka sytuacja może mieć miejsce?
R.S.: Taka sytuacja nie powinna mieć miejsca, jeśli termin przedawnienia minął, a nie wystąpiła żadna okoliczność przewidziana przez prawo, która by zmieniała okres przedawnienia.
M.F.: Jakich rad udzieliłaby Pani przedsiębiorcom?
R.S.: Aby zawsze starali się zachowywać należytą staranność każdym zakresie swojej działalności.
M.F.: Dziękuję za rozmowę.
R.S.: Dziękuję również.
Szukasz rzetelnego biura rachunkowego? Chcesz uzyskać fachowej porady naszego eksperta? Odwiedź stronę internetową biura rachunkowego Szejdewik.
*Bezpłatna współpraca biznesowa.
Comments