Jak mądrze zarządzać magazynem, transportem i ludźmi?

Logistyka to ważny dział w hurtowni tapicerskiej, fabryce mebli tapicerowanych i wielu innych przedsiębiorstwach. Wymaga nie tylko rzetelnego, przemyślanego zarządzania magazynem czy transportem, ale przede wszystkim ludźmi. Człowiek to bardzo istotny element każdego ogniwa, jeśli o niego nie zadbamy, nasze wysiłki pójdą po części na marne. Trudno nam będzie zrealizować wyznaczone cele. O tym, jak mądrze zarządzać magazynem, transportem i ludźmi z panem Mariuszem Wróblem — doświadczonym logistykiem —  rozmawiała Michaela Fuchs.

Michaela Fuchs: Jak rozpoczęła się Pana przygoda z logistyką? Skąd zainteresowanie właśnie tym obszarem?

Mariusz Wróbel: Logistyka to nieodzowny proces naszego życia, zarówno prywatnego, jak i  zawodowego. Osobiście uważam, że produkcja i wszystkie obszary pośrednie to jeden z elementów łańcucha dostaw, więc idąc tym tokiem rozumowania, będzie około 46 lat. Lubię interesować się swoim życiem. 

Jednak samą logistyką zajmuję się od 18 lat i można by rzec, że przypadkowo wszedłem na ten tor… Do aktualnego miejsca pracy zostałem ściągnięty przez byłego szefa firmy Zender Industry Polska (FIAT TYCHY), gdzie na początku mojej kariery zawodowej tworzyliśmy zespół. Chociaż z logistyką nie miałem nic wspólnego, znał on moje zasoby, możliwości i był pewien, że będę w stanie poprowadzić magazyn produkcyjny, który jest ogromnym wsparciem dla naszego procesu i tak wielkiego klienta, jakim jest Electrolux. Tak zaczęła się moja przygoda z logistyką i trwa do dziś.

M.F.: Jak długo zajmuje się Pan logistyką? Ile lat zajęło Panu wspinanie się po szczeblach kariery?

M.W.: Jak nadmieniłem powyżej, logistyką zajmuje się od 18 lat, zaczynając od zarządzania magazynem produkcyjnym w branży przetwórstwo tworzyw sztucznych, wytwarzając wyroby dla jednej z największej i liczącej się na rynku firm AGD — Electrolux, na stanowisku Kierownika Magazynu. Od czterech lat zrządzam całym procesem logistycznym w firmie Rosa Europa Siewierz jako kierownik logistyki, tworząc różnorodny zespół spełniający najwyższe oczekiwania naszego klienta, od zabezpieczenia ciągłości produkcji, magazynowanie, dbania o jakość dostarczanych wytworów po efektywną komunikacje czy brand.   

Wspólne z klientem zrealizowaliśmy wiele projektów, proces dostarczania wyrobów bezpośrednio na linie (pit stop), optymalizujących składowanie, pakowanie, transport wewnątrz zakładowy i wiele innych. 

Oczywiście nie mogę przekreślić wcześniejszych doświadczeń, chociażby w kontroli jakości, osoby zarządzającej procesem produkcji, wspierająca UTR czy proces BHP. To zebrane doświadczenie  pomaga mi w rozwoju osobistym szerzej patrzeć na cały mój aktualny proces logistyczny. 

M.F.: Co jest dla Pana największym wyzwaniem w pracy?

M.W.: Zawsze ludzie, reszta to proces i cele, które w kompletnym zespole nie stanowią większego wyzwania.   

M.F.: Jakie wartości są dla Pana najważniejsze? Czym się Pan kieruje w pracy, zarządzając zespołem? W jaki sposób udaje się Panu pogodzić różne charaktery? To bardzo trudne zadanie.

M.W.: Najważniejsze wartości to autentyczność, szczerości i szacunek. Szacunek nie tylko w komunikacji, ale także w kulturze organizacyjnej.   

Praca z ludźmi to nieustająca praca nad sobą, jeżeli sami wewnętrznie nie jesteśmy w stanie się akceptować, rozumieć, być autentycznym i empatycznym dla siebie to nie uda nam się tych wartości przekazać dalej. Zawsze zaczynam od siebie, aby zrozumieć innych. Charakter to osobiste cechy każdego z nas, więc nie szukajmy w nich negatywów, nie wykluczajmy tych, co nam osobiście nie pasują, twórzmy zespół zbalansowany, oparty na różnych cechach behawioralnych pracowników.

Moją maksymą jest stare przysłowie ormiańskie „Wiele zwykłych rąk jest lepszych niż jeden bohater”. W takiej formie staram się tworzyć i kierować zespołem. Nie wywyższam nikogo, a także nie karcę. Motywuję do działania, kreowania oraz realizacji pomysłów. Nierzadko wymyślam coś sam i przy dyskusji z zespołem staram się tak formułować zdania, żeby oni wpadli na te pomysły, zaangażowali się i wdrażali je dalej! Nigdy nie odmawiam wsparcia.

M.F.: Jakimi zespołami lepiej się zarządza? Męskimi czy mieszanymi? Czy kobiety dobrze odnajdują się w logistyce?

M.W.: Oczywiście, że mieszanymi. Nie wiem, czy lepiej… Wszyscy optymalnie współpracują i funkcjonują w procesie. Nasz zespół tworzą osoby niepełnosprawne, kobiety, mężczyźni, pracownicy w różnym wieku i o różnych kulturach. W zespołach mieszanych, poprzez cechy osobowościowe tworzy się większy zakres rozumowania, analizy procesu, od przebiegu po problemy i ich rozwiązania.

Uważam, że kobiety bardzo dobrze realizują się w obszarze logistyki czy to jako pracownik niższego szczebla (operatora wózka widłowego), czy osoba zarządzająca logistyką w przedsiębiorstwie. Jeżeli ktoś stara się szukać w kobietach stereotypów, ograniczeń manualnych itd. jest w ogromnym błędzie! Świetnie radzą sobie z UTB, w kontakcie z klientem, w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Są wielozadaniowe, mają większą wyobraźnię, lepszą intuicję, kalkulacyjny umysł. Nie wykonują zbędnych ruchów. Są opiekuńcze, dbają o wszystko i wszystkich. Dlatego w zespole mam wiele kobiet. ???? 

M.F.: Jakie błędy są najczęściej popełniane w zarządzaniu ludźmi?

M.W.: Myślę, że samo rozumienie zarządzania, szczególnie to patologiczne „batem czy kijem”, które kopiujemy z negatywnych przykładów innych bądź wcześniejszych doświadczeń w zarządzaniu. Kolejnymi czynnikami są: zła komunikacja, źle dobrany zespół i delegowanie zadań. Tutaj trzeba się skupić na możliwościach manualnych, fizycznych i behawioralnych.    

M.F.: O czym trzeba wiedzieć, pracując w magazynie? Na czym polega zarządzanie tym działem? Jakie błędy są tu najczęściej popełniane?

M.W.: Zarządzanie magazynem będzie się różnić w zależności, jaką pełni on funkcję, jaką ma konstrukcję, jaki towar będzie składowany, od zespołu, położenia, ustalonych procesów itd. Chociaż jedno jest stałą dla wszystkich. Osobiście uważam to za absolutną podstawę, czyli zagwarantowanie bezpieczeństwa, dobrych warunków pracy od wynagrodzenia po warunki socjalno-bytowe. Pracownik powinien być świadomy, jakie zagrożenie stwarza dla siebie i pozostałych członków zespołu. Powinien reagować na anomalie/uszkodzenia wszelkich środków technicznych zastosowanych na magazynie… Jeżeli ma spokojną głowę, spokojnie realizuje proces.

Zarządzanie magazynem to nic innego jak zarządzanie zasobami ludzkimi i technicznymi, zapasem, zapasem zdezaktualizowanym, koordynacją przepływu towaru, opakowań… Wszelakimi narzędziami, jakie posiadamy, aby zabezpieczyć ciągłość procesów głównych czy pomocniczych.

Zarządzanie magazynem to także ciągły rozwój personalny czy techniczny, efektywna komunikacja między komórkami organizacyjnymi, kontakt z poddostawcami, klientami, przewoźnikami, no i budowanie świadomego zespołu. 

Moje doświadczenie podpowiada mi, że największym / najczęstszym błędem popełnianymi na magazynie jest źle zaprojektowany magazyn od samego początku, brak określonej przepustowość lub reakcji na ciągłe zmiany,  po ustalenie samego przepływu. To rodzi wąskie gardła na magazynie jak pomyłki, braki, uszkodzenia towaru etc.

M.F.: W jaki sposób można ograniczyć ryzyko pomyłek w magazynie?

M.W.: Ogólnie nie lubię określenia „pomyłki na magazynie”. Rodzą się wtedy podziały w przedsiębiorstwie na ,,niezdrowe” komórki organizacyjne, tworząc patologiczną rywalizację i spychalstwo (to nie my, to oni), a przecież na wyrób finalny mają wpływ wszyscy w przedsiębiorstwie. Błędy mogą wynikać, chociażby ze złej etykiety, procesu pakowania, kompletacji przy procesie produkcyjnym, złej informacji o ilościach itd. Takie pomyłki mają wpływ na ogólną ocenę przedsiębiorstwa, a nie samego magazynu. Trzeba podejść do tego holistycznie.

Jednym z lepszych narzędzi, aby ograniczyć ryzyko pomyłek,  jest ciągła inwentaryzacja, która nie tylko pozwala na bieżąco reagować na widoczne anomalie jak np.: złe ilości, brak etykiety, uszkodzenie towaru, lecz także pozwala na inspekcje środków trwałych (instalacje regałowe, UTB, rampy itp.) i zmianę statusu realizowanych zadań. Ryzyko pomyłek można ograniczyć także kontrolą krzyżową, czytelnym, zrozumiałym procesem, podziałem na obszary, optymalne listy załadunków, zastosowanie visual menagment no i świadome zespoły wszystkich komórek w organizacji!     

M.F.: Zarządzanie transportem wymaga dobrego planowania. Czy zdarzyły się Panu jakieś wpadki w tym zakresie? Jeśli tak, to, jak Pan z nich wybrnął?

M.W.: Logistyka to proces ciągły, tu nie ma miętkiej gry. Niech ktoś pierwszy rzuci kamieniem, jeżeli nie zaliczył wpadki. Najważniejsze, aby wyciągnąć wnioski i ustawić proces tak, aby później wszystko dobrze funkcjonowało.

Idąc do wpadek to przez cały okres funkcjonowania w logistyce, zaliczyliśmy kilka pomyłek przy dostarczaniu bardzo małych wyrobów gotowych (dostarczaliśmy JIT samochodami osobowymi), aby nie zatrzymać produkcji. Zrobiliśmy przegląd i legalizację urządzenia pomiarowego, przeprowadziliśmy weryfikację krzyżową — waga wyrobu z wagą klienta. Później wnioski i ustalenia z głównym odbiorcą: drobne części będziemy wysyłać z dwudniowym wyprzedzeniem i budować mikro zapas, który nie wpłynie znacznie na powierzchnię magazynową, a może uchronić linię przed jej zatrzymaniem.

Wyroby gabarytowe przerzuciliśmy bliżej klienta (inny oddział), aby zmniejszyć koszty transportu, zwiększyć elastyczność i skrócić czas dostawy. Ta strategia pozwoliła nam do minimum zmniejszyć możliwość zatrzymania linii produkcyjnej klienta czy to przez transport, pogodę, jakość, ilości w dostawie itd. Jak można zauważyć, obydwie strony powinny mieć to za cel, aby proces przebiegał bez zarzutu, nie generując dodatkowych kosztów.        

M.F.: Co jest najważniejsze w zarządzaniu transportem?

M.W.: W zarządzaniu transportem nie tylko ważne jest samo planowanie, lecz wcześniejsze ustalenia z odbiorcami zasad dobrego kontaktu z klientem, poddostawcą czy chociażby koordynacji kursu przez firmę przewozową i sprawną komunikację. Dane, które pokazują autentyczność zasobów na magazynie, wydajności, cykle procesowe, zasoby ludzkie, możliwości techniczne, o których tak często zapominamy, to wszystko ma wpływ na zarządzanie transportem.

Dodam jeszcze, że zarządzanie transportem to nie tylko samochód ciężarowy, kolej, statek czy samolot. To mogą być platformy wewnątrzzakładowe, taśmy przesyłowe czy wszelakie UTB. Zatem od tego, jaki jest rodzaj magazynu i jakie funkcje spełnia, takie zarządzanie transportem, a co się z tym wiąże, inne przepisy, procedury, środki techniczne, doświadczenie.           

M.F.: Jakich rad udzieliłby Pan pracownikom, a jakich kierownikom magazynów hurtowni tapicerskich i fabryk mebli tapicerowanych?

M.W.: Bez względu na branżę, obszar, status pracownika, bo tyczy się to wszystkich stron, dbajmy o nasze bezpieczeństwo i komfort psychiczny. Bądźmy tolerancyjni oraz szanujmy się wzajemnie, nie tylko słowem, lecz działaniami np.: sprawnymi narzędziami, urządzeniami, instalacjami, warunkami socjalnymi. Nie może być tak, że pięknie będziemy mówić, a za minut kilka każemy pracownikowi pracować wózkiem na dworze bez odpowiedniego ubioru i kabiny!

Kierownicy nie bójcie się słuchać swoich pracowników i implementować ich pomysłów. Pracownicy nie bójcie się mówić o tym, co  dla Was ważne i całego procesu! Kierownicy zastosujcie narzędzie ciągłej inwentaryzacji (to dział!). Pozwoli Wam to wyjść do ludzi, na bieżąco weryfikować anomalie, proces, zarządzać zapasem, kontrolować magazyn pod względem ilościowym, jakościowym i bezpieczeństwa.   

M.F.: Dziękuję za rozmowę i życzę dalszych sukcesów zawodowych oraz prywatnych.

M.W.: Dziękuje za możliwość podzielenia się moim doświadczeniem. Być może przyda się komuś w rozwiązaniu własnych problemów logistycznych.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat logistyki? Masz pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem. Napisz do niego wiadomość.

*Bezpłatna współpraca biznesowa.