Zarządzanie flotą samochodową stanowi istotny element strategii operacyjnej wielu przedsiębiorstw. Samochody firmowe są nie tylko narzędziem umożliwiającym pracownikom wykonywanie zadań, ale także reprezentują markę na drogach. Jak zbilansować potrzeby operacyjne z finansowymi, mając na uwadze zasady rozliczania kosztów użytkowania samochodów w kontekście obowiązujących przepisów podatkowych? O tym, jak poprawnie rozliczać koszty z doświadczoną księgową — Renatą Szejdewik — rozmawiała Michaela Fuchs.
Michaela Fuchs: Czym są koszty użytkowania samochodów w firmie? Jakie wydatki się do nich zalicza?
Renata Szejdewik: Samochody wykorzystywane w firmie w celu osiągnięcia przychodów generują różnego rodzaju koszty, które w związku z tym, że mają związek z przychodem, stanowią właśnie koszt uzyskania tego przychodu lub zabezpieczenia jego źródła – bezpośrednio lub pośrednio. Kosztem dotyczącym samochodu będzie amortyzacja, wydatki eksploatacyjne – naprawy, części zamienne, wymiana oleju czy opon, paliwo itp.
M.F.: Jakie są zasady rozliczania samochodu w firmie? Jakie są aktualne limity?
R.S.: Jeśli chodzi o samochody typowo do użytku tylko i wyłącznie firmowego to z reguły cały koszt może zostać rozliczony. Limity przede wszystkim dotyczą pojazdów w użytkowaniu tzw. mieszanym, czyli częściowo firmowo, a częściowo prywatnie – wówczas koszty eksploatacyjne mogą być rozliczone tylko w 75% wydatku, a jeśli auto jest prywatne, ale używane również do działalności gospodarczej to ten limit wynosi tylko 20%.
M.F.: Czy można rozliczyć samochody, które kosztują więcej? Jeśli tak, jak to najlepiej zrobić?
R.S.: Przepisy przewidują limity w aspekcie wartości samochodu, który będzie przedmiotem umowy leasingowej lub zakupu i jego wartość będzie amortyzowana. Tu ustawodawca przewidział możliwość ujęcia w koszty takiej części raty kapitałowej (część odsetkowa nawet przy proporcji odliczana jest w 100%) lub odpisu amortyzacyjnego, jaka odpowiada wartości maksymalnej 150.000 zł dla auta osobowego spalinowego lub hybrydy oraz 225.000 zł w odniesieniu do elektryka. Jeśli wartość pojazdu jest wyższa niż przewidziane ustawą limity, należy ustalić na zasadzie proporcji ile odliczenia przysługuje.
M.F.: Jakich samochodów dotyczą limity?
R.S.:Tak jak widać w powyższych odpowiedziach, limity dotyczą samochodów osobowych.
M.F.: Czy można rozliczyć koszty związane z użytkowaniem prywatnego samochodu w firmie?
R.S.: Jeśli jest on również wykorzystywany do celów firmowych, to można odliczyć 20% wydatków.
M.F.: Jak rozliczyć polisę ubezpieczeniową samochodu w leasingu?
R.S.: Jeśli chodzi o ubezpieczenie, to limit dotyczy tylko części dotyczącej AC oraz GAP. Tu proporcjonalnie obliczamy koszt tych składek, jeśli wartość auta przekracza 150 tys. zł. Dla ułatwienia można skorzystać z darmowych kalkulatorów na różnych stronach internetowych, które przeliczających wartości możliwe do odliczenia w przypadkach, gdy mamy do czynienia z proporcją.
M.F.: Jakie korzyści mają przedsiębiorcy z rozliczania kosztów użytkowania samochodów w firmie?
R.S.: Rozliczając koszty użytkowania samochodów w firmie, przedsiębiorca płaci podatek dochodowy oraz składkę zdrowotną od dochodu rzeczywistego. Jeśli nie odliczy tych kosztów, a korzysta z pojazdu firmowego to podstawą opodatkowania i składki zdrowotnej będzie kwota zawyżonego dochodu.
M.F.: Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy w zakresie rozliczania kosztów samochodu w firmie?
R.S.: Najczęściej pojawiają się błędy rozliczenia leasingu. Często zdarza się, że opłaty leasingowe mylone są z kosztami eksploatacyjnymi. Wówczas odliczane jest 75% kosztu, a w przypadku auta spalinowego albo hybrydy do 150.000 zł lub elektryka do 225.000 zł takie odliczenie wynosi 100%.
M.F.: O czym trzeba pamiętać podczas rozliczania kosztów użytkowania samochodów w firmie?
R.S.: O prawidłowym rozróżnieniu, z jakim kosztem mamy do czynienia. Jeśli chodzi o samochód osobowy – jaki jest jego silnik (spalinowy, hybryda czy elektryczny) oraz wartość i własność. Te wszystkie elementy prowadzą do prawidłowego rozliczenia.
M.F.: Jak prawidłowo rozliczać paliwo?
R.S.: Paliwo do samochodu osobowego użytkowanego mieszanie, czyli zarówno w firmie, jak i prywatnie podlega limitom. Jeśli nie jest własnością firmy, czyli prywatny to odliczymy 20% koszty, a jeśli firmowy to 75%. Warto też dodać, że w przypadku VAT-owców, którym w takim przypadku przysługuje odliczenie 50% wartości VAT, kosztem będzie również odpowiednio 20% lub 75% nieodliczonego VAT-u.
M.F.: Jakich wskazówek mogłaby Pani udzielić jeszcze przedsiębiorcom?
R.S.: Rozumiejąc to, że przepisy w kwestii rozliczenia samochodu są dość zawiłe, proponuję co do swojego przypadku np. w formie tabeli lub innej rozpisać, jakie auto jakim limitom podlega. Co więcej, jeśli program przewiduje takie funkcje (myślę, że większość je ma) to ustawić limit przy odpowiednich kategoriach kosztowych, z uwzględnieniem jakiego pojazdu dotyczą, aby na bieżąco ułatwić kwestię rozliczeń.
M.F.: Dziękuję za rozmowę.
R.S.: Również dziękuję.
Masz pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem. Zajrzyj na stronę internetową biura księgowego Szejdewik.
*Bezpłatna współpraca biznesowa.
Comments