Zarządzanie ryzykiem jest ważnym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w dzisiejszym świecie. Dokładna weryfikacja kontrahentów przed nawiązaniem z nimi relacji biznesowych może uchronić Twoją firmę przed poważnymi problemami. O tym, w jaki sposób weryfikacja kontrahenta zapobiega potencjalnym konsekwencjom podatkowym, które mogą wynikać z nieświadomego zaangażowania w nielegalne lub podejrzane transakcje z panią Renatą Szejdewik — doświadczoną księgową — rozmawiała Michaela Fuchs.
Michaela Fuchs: Dlaczego warto weryfikować kontrahentów przed nawiązaniem relacji biznesowych i jak to robić prawidłowo?
Renata Szejdewik: Jest wiele powodów, aby być ostrożnym. Po pierwsze, aby uchronić się przed oszustwem. W ten sposób możemy zapobiec sytuacjom, w którym okazuje się, że kontrahent po wykonanej usłudze lub po otrzymaniu towaru nie chce zapłacić nam należnych pieniędzy.
Po drugie, powinniśmy uważać, żebyśmy nie zostali nieświadomie wciągnięci w przestępstwo podatkowe. Aby uchronić się przed oszustwem lub konsekwencjami podatkowymi, należy dołożyć należytej staranności przy weryfikacji klienta. Zaczynamy od sprawdzenia firmy w rejestrach – CEIDG (jeśli to firma prowadzona przez osobę fizyczną), KRS – w przypadku spółki prawa handlowego, czyli np. spółki z o.o., REGON – dla spółek osobowych, czyli np. spółek cywilnych. Nie chcę, żeby ktoś posądził mnie o dyskryminację, ale niestety z mojego doświadczenia i obserwacji tego, co się dzieje wokół wiem, że jeśli właścicielem lub wspólnikiem firmy jest osoba o innym obywatelstwie niż polskie, to jest to pierwszy sygnał ostrzegawczy.
Kolejną kwestią jest krótki czas, od kiedy firma istnieje. Jest to szczególnie niepokojące przy transakcjach na duże kwoty. Obowiązkowa jest również weryfikacja rejestracji do VAT, jeśli klient twierdzi, że jest VAT-owcem. Przy płatnościach dokonujmy przelewu na rachunek bankowy wskazany na białej liście, najlepiej procedurą podzielonej płatności. Co ciekawe, również kwestia posiadania przez firmę telefonu stacjonarnego świadczy o tym, że kontrahent jest bardziej wiarygodny od tego, który go nie posiada. Warto sprawdzić też różnego rodzaju fora internetowe oraz rejestry dłużników.
M.F.: Jakie konsekwencje niesie brak weryfikacji kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy?
R.S.: Tak jak wspomniałam na początku, możemy zostać oszukani i nie otrzymać zapłaty za wykonaną usługę lub sprzedany towar. Jeśli nieświadomie zostaliśmy wciągnięci w przestępstwo podatkowe, brak weryfikacji kontrahenta będzie ciężej udowodnić niewinność. To, że byliśmy nieświadomi tego, w co nas wciągnięto. Z tego powodu najlepiej podczas weryfikacji wydrukować lub pobrać do PDF wydruki na wypadek konieczności udowodnienia, że sprawdzaliśmy klienta.
M.F.: Czy weryfikacja kontrahentów jest obowiązkowa?
R.S.: W zasadzie obowiązkowo powinniśmy weryfikować tylko numer rachunku bankowego, czy znajduje się na białej liście, jeśli dokonujemy przelewu na rzecz kontrahenta w kwocie powyżej 15 tys. zł. Pozostałe formy sprawdzenia są już dobrowolne. W moim biurze rachunkowym poza obowiązującymi nas procedurami AML dotyczącymi naszych klientów robimy weryfikację kontrahentów naszych klientów w rejestrach CEIDG, KRS, REGON i VAT. W razie, gdyby okazało się, że jakiś z naszych klientów padł ofiarą przestępstwa podatkowego, mamy dowody na to, że przed odliczeniem VAT z danej faktury na dzień ujęcia jej w rejestrze VAT nie było nieprawidłowości, które wzbudzały wątpliwości co do tego, że można było dokonać odliczenia. Taka praktyka uchroniła już kilku naszych klientów przed konsekwencjami, dlatego wiemy, że warto to robić i niestety też dlatego wiemy, że firmy nie zawsze sprawdzają swoich kontrahentów.
M.F.: Czy sama weryfikacja wystarczy, by uchronić się przed nieuczciwymi klientami?
R.S.: Chciałabym powiedzieć, że tak, ale obawiam się, że tak nie jest, gdyż oszuści zmieniają swoje sposoby i są coraz bardziej przebiegli w swoich działaniach. Zawsze warto robić wszystko to, co można, aby jak najbardziej minimalizować ryzyko dokonania transakcji z nieuczciwymi klientami.
M.F.: Jak sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i dlaczego warto to zrobić?
R.S.: Aby sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, należy go sprawdzić na tzw. białej liście podatników VAT. Warto to zrobić, aby uniknąć konsekwencji podatkowych. Jeśli dokonamy zakupu od firmy, która twierdzi, że jest VAT-owcem, a w rzeczywistości tak nie jest i my tego nie sprawdziliśmy, to odpowiadamy solidarnie razem z nieuczciwym kontrahentem za zobowiązania podatkowe wynikające z przeprowadzonej transakcji.
M.F.: Co zrobić, gdy kontrahent zalega z płatnościami?
R.S.: Zaczynamy od wysłania wezwania do zapłaty. Jeśli ono jest nieskuteczne, wysyłamy przed sądowe wezwanie do zapłaty. Kolejnym krokiem może być zwrócenie się do firmy windykacyjnej lub skorzystanie z usługi e-sąd, gdzie uzyskujemy nakaz zapłaty, z którym możemy udać się do komornika, który podejmie czynności egzekucyjne. Jeśli żadna czynność nie pomoże odzyskać należności to mamy jeszcze możliwość skorzystania z ulgi na złe długi. To pozwoli odzyskać część pieniędzy tzn. podatki, jakie zostały zapłacone za kwoty, jakich faktycznie nie otrzymaliśmy.
M.F.: O czym zapominają przedsiębiorcy w trakcie weryfikacji? Jakie błędy często popełniają?
R.S.: Sprawdzenie w rejestrach publicznych czasami nie wystarczy, gdyż zdarza się, że firmy zostają z nich wykreślone dopiero po dłuższym czasie. Z rejestru VAT urząd wykreśla, gdy nie zostają złożone 3 deklaracje z rzędu, a to może być już za późno. Dlatego sprawdzenie, czy firma ma telefon stacjonarny, czy pojawiają się o niej wpisy na forach internetowych, może być pomocne.
M.F.: Jakich rad mogłaby Pani udzielić przedsiębiorcom?
R.S.: Sprawdzajmy naszych kontrahentów – nie zajmuje to wiele czasu, a może zaoszczędzić wielu kłopotów.
M.F.: Dziękuję za rozmowę.
R.S.: Dziękuję również.
Masz pytania? Skontaktuj się z naszym ekspertem. Zajrzyj na stronę internetową biura księgowego Szejdewik.
*Bezpłatna współpraca biznesowa.
Comments