Compliance w branży tapicerskiej — dlaczego warto je wdrożyć w przedsiębiorstwie?

Prowadzenie przedsiębiorstwa to ciężka praca. Tapicerowanie mebli, sprzedaż artykułów tapicerskich czy renowacja starych siedzisk to tylko wybrane obszary, którymi zajmują się pracownicy branży tapicerskiej. Oprócz standardowych działań ważną rolę odgrywają też inne działy, np. księgowy. Ważne jest również środowisko prawne. O compliance z panem Pawłem Bronisławem Ludwiczakiem  — radcą prawnym — rozmawia Michaela Fuchs.

Michaela Fuchs: Czym jest „compliance”? Czy jest to nowe zagadnienie w biznesie? Przyznam szczerze, że sama niedawno po raz pierwszym się z nim spotkałam. Czy może Pan w prosty sposób wytłumaczyć to pojęcie?

Paweł Ludwiczak: O compliance, czyli zarządzaniu zgodnością, mówimy w czterech głównych aspektach:

1. pierwszy aspekt to zapewnienie, by podmiot postępował zgodnie z:
   A) przepisami powszechnie obowiązującymi (tzw. twarde compliance występujące de facto w sektorze publicznym i większości podmiotów prywatnych);
   B) regulacjami wewnętrznymi i przyjętymi zobowiązaniami;
   C) standardami, normami w tym etycznymi – w tym aspekcie compliance ma dużo wspólnego z kontrolą wewnętrzną i działami prawnymi;
2. drugi aspekt to zarządzanie ryzykiem braku zgodności z:
   A) przepisami powszechnie obowiązującymi;
   B) regulacjami wewnętrznymi i przyjętymi zobowiązaniami;
   C) standardami, normami w tym etycznymi – w tym aspekcie compliance ma dużo wspólnego z systemami zarządzania ryzykiem, w tym ryzykiem operacyjnym;
3. trzeci aspekt to doradztwo;
4. czwarty aspekt to audyty.

W różnych organizacjach compliance wygląda różnie, bo kładzie się różny nacisk na różne jego aspekty.

M.F.: Czym zajmuje się oficer compliance?

P.L.: Oficer Compliance powinien być odpowiedzialny m.in. za:

1. branie udziału w opracowaniu niezbędnych polityk, procedur i procesów lub zmian do istniejącej dokumentacji i procesów;
2. dostarczanie organizacji bieżącego wsparcia w zakresie compliance w tym dawanie wytycznych;
3. dostarczanie organizacji wiedzy o compliance, np. w formie porad, szkoleń dla pracowników itd.;
4. udział w zarządzaniu, w tym identyfikacji i monitorowaniu ryzyk compliance;
5. udział w identyfikacji potrzeb działań naprawczych;
6. inne w zależności od organizacji i jej potrzeb.

Według badań najczęstsze zasadnicze zadania oficerów compliance w podmiotach to:

1. podnoszenie świadomości pracowników;
2. przyjmowanie zgłoszeń o potencjalnych naruszeniach/ nieprawidłowościach / nadużyciach i prowadzenie dochodzeń;
3. przekładanie wymogów prawnych na spółkę;
4. wyjaśnianie pytań prawnych i organizacyjnych;
5. doradzanie Zarządowi;
6. udział w strategicznych spotkaniach z prawem głosu lub jako doradca albo jako obserwator bez prawa głosu;
7. pośredniczenie pomiędzy spółką organami kontrolnymi lub organami ścigania.

Chciałbym podkreślić, że zgodnie z koncepcją trzech linii obronnych, oficer compliance wchodzi w skład drugiej linii obrony Podmiotu i odpowiada za kontrolę poprawności zarządzania ryzykami braku zgodności, doradztwo oraz koordynację w zakresie zarządzania ryzykami braku zgodności).

M.F.: Dlaczego compliance jest ważne?

P.L.: Compliance pozwala zarządzać ryzykami prawnymi. Oczywiście nigdy nie da się zlikwidować ryzyk prawnych, ale można je minimalizować.

M.F. Jakie są wady i zalety compliance?

P.L.: Źle wdrożony lub nieskuteczny i nieefektywny system compliance może dawać fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Natomiast skuteczny i efektywny system compliance to inwestycja w bezpieczeństwo. Minimalizuje ryzyka nie tylko przedsiębiorstwa, ale również ryzyka najwyższego kierownictwa i właściciela, czyli zwiększa bezpieczeństwo. W dzisiejszych czasach, gdy kryzys goni kryzys, nie muszę chyba tłumaczyć, jaką rolę ma bezpieczeństwo.

Jest jeszcze jedna „wada” systemu compliance – świadomość ryzyk, jakie grożą firmie, najwyższemu kierownictwu czy właścicielowi.

M.F.: Czy Pana zdaniem polski biznes jest gotowy na compliance?

P.L.: Część podmiotów tak, część podmiotów nie. Z jednej strony nadal na rynku funkcjonują przedsiębiorstwa bez stałej obsługi prawnej. Dla nich compliance, RODO, ESG czy CSR brzmią jak skróty z bajek. Coś słyszeli, ale nie wiedzą co to. Z drugiej strony są już podmioty (zwłaszcza z kapitałem zagranicznym lub mocno współpracujące z zagranicą), w których te systemy compliance funkcjonują lub są w trakcie wdrażania, bo ich właściciel, kontrahenci lub rynek tego wymaga. Od paru lat nadal jesteśmy na etapie budowania świadomości compliance.

M.F.: Jakie szanse dla biznesu płyną ze wdrożenia compliance? Czy. W naszym kraju na ten krok zdecydowało się już wiele firm?

P.L.: Wdrożenie systemu compliance pozwala świadomie zarządzać ryzykami prawnymi. Myślę, że już dziś dla każdej małej, średniej czy dużej firmy posiadania lub nieskutecznego systemu compliance, czy zarządzania ryzykami może stanowić różnicę pomiędzy upadłością a rozwojem. Parafrazując znajomego eksperta od zarządzania ryzykiem: „Compliance nie jest obowiązkowy, ale przetrwanie też nie jest obowiązkowe”.

Systemy compliance występują głównie: w branżach regulowanych, spółkach notowanych na GPW, spółek z kapitałem zagranicznym. W większości przedsiębiorstw w Polsce compliance nie funkcjonuje. No może tym twardym compliance, czyli zgodności z prawem, które zapewniają choćby radcy prawni czy adwokaci zatrudnienie w firmach.

M.F.: Jakie znaczenie ma compliance dla branży tapicerskiej? Co może ono wnieść do hurtowni tapicerskich i firm produkujących meble tapicerowane?

P.L.: Jak mówiłem wcześniej, system compliance zwiększa bezpieczeństwo. Pozwala zarządzać ryzykami prawnymi, co daje przewagę konkurencyjną. W zależności, jakie wdrożymy elementy systemu compliance, tam zmniejszymy ryzyko strat (np. braku płatności od nierzetelnego kontrahenta, zapłaty kary umownej czy kary administracyjnej) lub zwiększymy szanse na współpracę i zyski.

M.F.: Czy compliance mogłoby się przydać rzemieślnikom prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub właścicielom większych zakładów tapicerskich?

P.L.: Rzemieślnikom prowadzącym jednoosobową działalność radzę znaleźć dobre biuro rachunkowo-księgowo-podatkowe i radcę prawnego, który pomoże w razie potrzeby. I to wystarczy. Im większe przedsiębiorstwo tapicerskie, tym większe ryzyka. Średnim czy dużym przedsiębiorstwom przyda się pełny system compliance, małym przedsiębiorstwom wystarczy prosty system.

M.F.:  Jak wdrożyć compliance w firmie? Czy jest to kosztowne rozwiązanie? Czy można je wprowadzić przy ograniczonym budżecie?

P.L.: Wdrożenie systemu compliance to proces. Zanim się go zacznie, warto znaleźć eksperta, który w tym pomoże. System compliance powinien być dostosowany do organizacji i potrzeb osób zarządzających. Ceny zależą od wielu elementów. Zaczynają się od kilkuset złotych za krótkie szkolenie online, czy paru tysięcy złotych za wdrożenie prostego i podstawowego systemu, a dochodzą do kilkuset tysięcy, gdy wdrożenie dotyczy rozbudowanego systemu w dużym przedsiębiorstwie.

M.F.: Jakie kroki powinien podjąć przedsiębiorca, który zdecyduje się na wdrożenie compliance?

P.L.: Po pierwsze powinien zwiększyć swoją wiedzę na temat Compliance, choćby czytając dostępne artykuły. Po drugie znaleźć eksperta, najlepiej praktyka compliance, który pomoże mu zaprojektować, wdrożyć i utrzymać system. Ostrzegam przed kupnem gotowej dokumentacji. System compliance powinien być jak dobry parasol – dopasowany do właściciela.

M.F.:  Dziękuję za rozmowę i życzę wielu sukcesów.

P.L.: Dziękuję za rozmowę.  Jeżeli ktoś z Państwa szukałby wiedzy o compliance, zapraszam na stronę www.ludwiczak-radcaprawny.pl. Proszę kliknąć zakładkę: „FAQ o Compliance”

Jeśli szukasz eksperta, który pomoże Ci wdrożyć compliance lub chcesz dowiedzieć się więcej na temat prawnych aspektów prowadzenia biznesu, zajrzyj na stronę www.ludwiczak-radcaprawny.pl.

 

*Bezpłatna współpraca biznesowa.