Prowadzenie firmy to trudne zadanie. Z tego powodu większość przedsiębiorców decyduje się na zatrudnienie księgowej lub korzysta z usług biura księgowego. W ten sposób chcą się zabezpieczyć na wypadek kontroli urzędniczych i zapobiec wielu problemom. Niestety nie zawsze to się udaje. O tym, jak uczciwie prowadzić firmę i uniknąć batalii z ZUS-em w przyszłości z panią dr Katarzyną Kalatą – radcą prawnym – rozmawia Michaela Fuchs.
Michaela Fuchs: Prowadzenie firmy w Polsce lub zatrudnianie polskich obywateli mieszkających na terenie RP i pracujących zdalnie jest równoznaczne z podleganiem obowiązkowym składkom społecznym. Wyjątków od tej reguły jest niewiele. Jak postępować, by zapobiec nieprzyjemnym sytuacjom w trakcie kontroli. Czy opłacanie obowiązkowych składek w terminie wystarczy?
Katarzyna Kalata: Samo opłacenia składek w terminie nie gwarantuje, że w przyszłości nie będziemy mieli sporu z ZUS-em. Największym problemem jest zmiana interpretacji ZUS-u. Chodzi o to, że to, co dziś organ uważa za akceptowalne za parę lat może się zmienić, a kontrola zawsze dotyczy okresu wstecz.
Za przykład takiej sytuacji możemy podać stosowanie umów o dzieło w firmach szkoleniowych. Kilka lat temu mieliśmy taką sytuację, że instytucje szkoleniowe zawierały umowy o dzieło na prowadzenie kursów, szkoleń. Wszyscy zawierali takie umowy, a sądy przez lata ich nie kwestionowały. Jednak, po pewnym czasie, mimo, że regulacje prawne w tym zakresie nie zmieniły się, ZUS zmienił swoją interpretację przepisów i zaczął na dużą skalę kwestionować umowy o dzieło. Te firmy, które przeszły kontrolę jeszcze przed zmianą interpretacji ZUS uniknęły wieloletnich procesów sądowych. W ślad za zmianą podejścia ZUS zmieniło się także diametralnie orzecznictwo i zapomniano już, że 3-4 lata wcześniej wskazywano na brak podstaw do kwestionowania umów o dzieło i w tym zakresie ani ZUS, ani też sądy nie zgłaszały żadnych zastrzeżeń.
M.F.: W jakich przypadkach przedsiębiorca powinien wystąpić do ZUS-u o wydanie specjalnego orzecznictwa? Czy wydany przez urzędnika dokument będzie w przyszłości wystarczającą linią obrony, jeśli za kilka lat ktoś dopatrzy się nieprawidłowości w trakcie kontroli?
K.K.: Przedsiębiorcy mogą wystąpić do ZUS-u o wydanie interpretacji indywidualnych. ZUS nie wyda jednak interpretacji we wszystkich sprawach. ZUS wyda nam interpretacje dotyczącą podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek czy podstawy wymiaru składek. Nie odpowie nam natomiast na pytanie dotyczące wysokości zasiłku. Przedsiębiorca we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przedstawia zaistniały stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe oraz własne stanowisko w sprawie. Wydana interpretacja jest wiążąca dla ZUS- u i chroni przedsiębiorcę przed zmianami poglądów, stanowiska w przyszłość. Jednak, aby tak się stało należy bardzo rzetelnie wypełnić wniosek o wydanie interpretacji i opisać stan faktyczny.
M.F.: Jak długo należy przechowywać dokumenty wydane przez ZUS?
K.K.: Udzielenie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji, od której służy odwołanie. To znaczy, że jeśli nie zgadzamy się ze stanowiskiem ZUS-u możemy odwołać się do sądu. Interpretacja indywidualna jest wiążąca dla ZUS-u i może zostać zmieniona wyłącznie w drodze wznowienia postępowania administracyjnego. Nie zmienia się interpretacji, w wyniku, której nastąpiły nieodwracalne skutki prawne. Nie ma przepisów, które określają, jak długo przechowywać interpretację, z uwagi jednak na fakt, że ZUS może wydać decyzję o podleganiu lub nie, również za okres przedawnienia składek, zalecałabym przechowywanie dokumentu przez okres dłuższy niż 5 lat.
M.F.: W jakich sytuacjach ZUS może zmienić wydane wcześniej decyzje? Czy jest to możliwe? Jeśli tak, to ile lat wstecz?
K.K.: Jeśli decyzja jest prawomocna ZUS nie powinien jej zmieniać. Jednak powszechną praktyką ZUS-u jest np. wydawanie kolejnej decyzji, mimo, że sprawa, której dotyczy decyzja jest już np. rozpatrywana przez sąd. ZUS natomiast ma prawo wydać kolejną decyzję na wniosek osoby zainteresowanej lub z urzędu, jeżeli po uprawomocnieniu się decyzji zostaną przedłożone nowe dowody lub ujawnione zostaną okoliczności istniejące przed wydaniem tej decyzji, które mają wpływ na prawo lub zobowiązanie.
Niestety ten przepis jest nadmiernie wykorzystywany przez ZUS. Prowadzę wiele spraw, gdzie ZUS przegrał np. postępowanie, bo sąd uznał, że przedsiębiorca podlegał ubezpieczeniu, a ZUS ponownie prowadzi kontrolę za ten sam okres i uznaje, jednak, że przedsiębiorca powinien zadeklarować niższe składki niż zadeklarował. ZUS przegrywa ponownie sprawę w sądzie i wydaje trzecią decyzję na tego samego ubezpieczonego. Tylko tym razem żąda zwrotu zasiłku, bo np. 5 lat temu urzędnik obliczając zasiłek pomylił się. W tej sprawie od początku chodziło o zwrot zasiłku, jednak w związku z tym, że ZUS w dwóch postępowania nie uzyskał kwoty, którą dochodzi, próbuje obniżyć zasiłek z innej podstawy. To jest ewidentne nadużycie, które nie powinno mieć miejsca.
M.F.: W jaki sposób przedsiębiorcy mogą się przygotować do kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, by przejść ją pomyślnie?
K.K.: Przed wszystkim muszą być świadomi swoich praw i obowiązków. Warto zapoznać się z przepisami prawa przedsiębiorców dotyczącym kontroli szczególnie z terminami i długością kontroli. Warto, wiedzieć, że to, że inspektor prosi o jakieś wyjaśnienie nie oznacza, że musimy robić to teraz, na już. Zanim udzieli się odpowiedzi należy przemyśleć swoje stanowisko, zweryfikować posiadane dokumenty, przypomnieć sobie wszystko, co działo się w danym okresie, także w kontekście wcześniejszych kontroli zarówno ZUS-u, jak i też innych organów.
Często się zdarza, że przedsiębiorcy nie wiedzą, że kontrolę wszczyna się najwcześniej po upływie 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli i nie później niż przed upływem 30 dni od tej daty. Po upływie tego terminu, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Praktyka jednak jest taka, że inspektor dzwoni i informuje, że pojawi się za parę dni. Przedsiębiorcy zazwyczaj ulegają panice, zmieniają swoje plany właśnie pod inspektora, a ten, gdy przychodzi wręcza pismo, które podpisuje firma, że prosi o rozpoczęcie kontroli przed upływem 7 dni. Wystarczy w takiej sytuacji znać swoje prawa i poprosić inspektora o wysłanie zawiadomienia i poinformowanie, że po otrzymaniu skontaktujemy się telefonicznie i zgodnie z terminami ustawowy umówimy się na rozpoczęcie kontroli.
M.F.: Co warto zrobić, by uniknąć problemów, gdy decydujemy się na zamknięcie firmy? Czy złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu opłat składek może się do czegoś przydać?
K.K.: Oczywiście można poprosić o takie zaświadczenie, jednak nie uchroni ono nas w 100% przed sporem z ZUS. ZUS może wydać decyzję o podleganiu ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnym niezależnie od tego, czy składki za dany okres są już przedawnione i czy wcześniej posiadaliśmy zaświadczenie o niezaleganiu. Zgodnie, bowiem z uchwałą Sądu Najwyższego z 9 czerwca 2016 r., sygn. akt III UZP 8/16 dopuszczalne jest ustalenie w decyzji ZUS-u podlegania ubezpieczeniom, gdy należności z tytułu składek uległy przedawnieniu. Zatem ZUS nie jest ograniczony czasowo np. żeby uznać, że nasz zleceniobiorca powinien podlegać ubezpieczeniom społecznym w naszej firmie np. jako pracownik.
M.F.; Każdy z nas może poważnie zachorować. W jaki sposób może się zabezpieczyć przedsiębiorca, który uczciwie opłaca składki, na wypadek choroby? Co powinien zrobić, gdy nie będzie mógł pracować, by otrzymać należną rentę?
K.K.: W pierwszej kolejność zachęcałabym, aby przedsiębiorcy zgłaszali się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. To ubezpieczenie gwarantuje nabycie prawa do zasiłku, jeśli jesteśmy chorzy. Co więcej, jeśli nabędziemy prawo do zasiłku, za okres choroby możemy pomniejszyć podstawę wymiaru składek ZUS, będziemy mieli, zatem prawo do zasiłku (oczywiście po 90 dniowym okresie wyczekiwania) oraz zapłacimy niższe składki. Jeśli chodzi natomiast o rentę, to musi wystąpić niezdolność do wykonywania pracy zarobkowej z powodu stanu zdrowia, którą stwierdza lekarz orzecznik.
M.F.: Jak powinny zadbać o swoją przyszłość kobiety, które prowadzą firmę, by móc cieszyć się w pełni macierzyństwem i otrzymać należny zasiłek macierzyński?
K.K.: W pierwszej kolejność muszą zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Mogą również zadeklarować wyższą podstawę wymiaru składek. Przed zawnioskowaniem o zasiłek warto zweryfikować, czy na pewno podlegamy ubezpieczeniu chorobowemu, bowiem o to właśnie niejednokrotnie toczy się spór z ZUS-em.
Prowadziłam wiele spraw, gdzie pracownicy ZUS-u wprowadzili w błąd ubezpieczonych tj. informowali, że podlegają ubezpieczeniu, a później po zawnioskowaniu o zasiłek dział zasiłków twierdził, że nie. W takich sytuacjach na pomoc przychodzi orzecznictwo, gdzie przyjęte jest, że jeśli pracownik ZUS-u wprowadził w błąd, co do podlegania ubezpieczeniu to należy przyjąć, że ubezpieczony nie może ponosić negatywnych tego konsekwencji. W konsekwencji, czego podlega ubezpieczeniu chorobowemu.
M.F.: Jakich wskazówek mogłaby Pani udzielić przedstawicielom branży tapicerskiej, by mogli spokojnie prowadzić firmę bez konieczności wyjaśniania wydarzeń sprzed wielu lat lub walczenia o swoje prawa przed sądem?
K.K.: W sprawach wątpliwych warto wystąpić o wydanie indywidulanej interpretacji. Jeśli otrzymamy zawiadomienie o wszczęciu postępowania administracyjnego lub kontroli nie należy działać pośpiesznie, tylko należy zawsze zweryfikować termin, w jakim musimy udzielić odpowiedzi i sprawdzić przed wszystkie nasze prawa.
M.F.: Dziękuję za rozmowę i życzę Pani wielu sukcesów zawodowych.
K.K.: Bardzo dziękuje.
Potrzebujesz konsultacji w sprawach związanych z ZUS-em? Skontaktuj się już dziś z ekspertem. Wyślij wiadomość e-mail.
*Bezpłatna współpraca biznesowa.
Comments