Po co firmie automatyzacja?

Automatyzacja przyspiesza wiele procesów w firmie. Dzięki niej można skrócić czas pracy oraz zoptymalizować zużycie surowców. Nie jest ona jednak w stanie zastąpić w 100% człowieka. O tym, po co firmie automatyzacja z panem Adrianem Stelmachem — ekspertem od transformacji cyfrowej — rozmawia Michaela Fuchs. 

Michaela Fuchs: Automatyzacja na dobre zagościła w wielu branżach. Wszystko wskazuje na to, że pod jej szyldem będzie prowadzony biznes XXI wieku. Po co firmom tego typu usprawnienia?

Adrian Stelmach: Automatyzacja w firmach produkcyjnych rozpoczęła się już w latach 70. ubiegłego wieku. To, co teraz się dzieje to symbioza automatyzacji z ludźmi i z systemami, które przez lata były wdrażane w zakładach. W tej chwili rzadkością jest całkowicie manualna produkcja — bez użycia maszyn i automatów. Jest to po prostu bardzo kosztowne i odbywa się głównie w przypadku marek premium. Przykładem może być Bugatti. Jednak w zakresie dóbr szybkozbywalnych automatyzacja jest już codziennością. 

Symbioza natomiast pozwala ograniczyć koszty. Postęp technologiczny każdego roku przyczynia się do spadku cen towarów i usług o 2-3%. Dzięki temu, że firmy wdrażają usprawnienia, m.in. ograniczają koszty, poświęcają mniej czasu i pracy na czynności powtarzalne, zwiększają wolumeny produkcyjne i zmniejszają czasy cyklu, można produkować taniej. Jeśli konkurencja potrafi wytwarzać oszczędniej, a nasza firma nie — to siłą rzeczy może wypaść z rynku. Automatyzacja i obniżanie kosztów produkcji wydaje się więc koniecznością. 

M.F.: Jak automatyzacja wpływa na rozwój przedsiębiorstw? Jakie obszary dokładnie usprawnia?

AS: Jeden poziom automatyzacji dotyczy automatyzacji produkcji za pośrednictwem maszyn czy robotów. Drugi m.in. komunikacji lub obiegu danych. Przykładowo:

1. Wdrażając system CRM, handlowiec wprowadza raporty do systemu, a wgląd w dane następuje w czasie rzeczywistym. 
2. W zakresie planowania produkcji (najprostszy moduł systemu MES) w systemie informatycznym — dane o tym, co i gdzie powinno być produkowane, jest przekazywane automatycznie na wszystkie maszyny i operatorów. W chwili, gdy chcemy ten plan zmienić, wystarczy kilka kliknięć, a zmiana od razu będzie przekazana. Unikamy w ten sposób sytuacji, w której musimy iść z biura do maszyny, aby poinformować o konieczności produkowania innego wyrobu.

To zagadnienie jest bardzo rozległe.

M.F.: Ostatnio jeden z przedsiębiorców wyznał mi w trakcie rozmowy, że prowadzi rodzinny interes i chce zainwestować w automatyzację sprzedaży. W trakcie naszej pogawędki okazało się, że szuka on rozwiązania, które będzie samowystarczalne i nie będzie trzeba obsługiwać platformy. Czy istnieje taka możliwość, by wszystko robiło się samo bez naszego udziału?

AS: Oczywiście jest taka możliwość. Zawsze też pojawia się pokusa, aby z miejsca, w którym jesteśmy od razu przejść do punktu docelowego. Przykładowo, firma nie jest zautomatyzowana — sprzedaż odbywa się bezpośrednio. Handlowiec dzwoni i zachęca klienta do zakupu, ewentualnie przesyła mu ofertę w formie wiadomości e-mail. To właśnie start. Meta natomiast to scenariusz, w którym sprzedaż następuje automatycznie poprzez platformę e-commerce. Zamówienia następnie samoczynnie wchodzą w produkcję. Są powiązane z harmonogramem i magazynem. Drugi schemat jest oczywiście możliwy, ale najsensowniejsza wydaje się droga wdrażania rozwiązań etapami. Trzeba bowiem pamiętać, że każda zmiana dotyczy ludzi. Do obsługi systemów należy mieć przeszkoloną załogę i odpowiednio poukładane procesy. To ogromna optymalizacja, a pośpiech może przynieść odwrotny efekt. Warto rozplanować wdrożenia w formie szczegółowego planu działań, gdzie każdy z etapów oznacza wprowadzenie konkretnej funkcji. 

Przykład: W pierwszym kroku rozpoczynamy od uruchomienia systemu e-commerce, ale już zlecenia produkcyjne nadal będziemy przesyłać ręcznie do działu planowania produkcji. Sprawdzamy efekt, kontrolujemy korzyści, optymalizujemy to, co już działa. Następnie implementujemy kolejną automatyzację. Wdrażanie krok po kroku pozwala także: szybciej dostrzec efekty, elastycznie reagować i dopasowywać rozwiązania do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Jeśli po raz pierwszy przechodzimy drogę automatyzacji, to naprawdę wiele elementów jest trudne do przewidzenia, nawet przy współpracy z doświadczonym i zaufanym partnerem. 

M.F.: Które z codziennych obowiązków służbowych możemy zautomatyzować, by pracować bardziej efektywnie, a przy okazji zagospodarować trochę czasu na odpoczynek. Na przykład w Japonii drzemka w trakcie pracy jest czymś normalnym. Czy w naszej kulturze jest to możliwe za kilka lat?

AS: Nie porównywałbym naszej kultury pracy z kulturą japońską. Tam pracuje się czternaście godzin dziennie, sześć dni w tygodniu. Jednak trzeba mieć świadomość, że 2023 rok stoi pod znakiem AI. Jest to poniekąd przełom dla ludzkości. Dotychczas bowiem automatyzowane były czynności związane z pracą fizyczną. Teraz automatyzowana zostaje praca wymagająca ludzkiej kreatywności. Dalsza adopcja AI do naszego życia może okazać się pomocą m.in. w ograniczeniu czasu pracy, np. do czterech dni w tygodniu czy dłuższych przerw. 

M.F.: Czy automatyzacja w firmie ułatwia przetrwanie kryzysu, z którym obecnie się zmagamy?

AS: Automatyzacja z pewnością zwiększa elastyczność i umożliwia szybką reakcję na dynamicznie pojawiające się zmiany. Może to dotyczyć wprowadzenia na rynek nowego towaru — widzimy, że konkurencja oferuje nowy produkt, który spotkał się ze sporym zainteresowaniem. Mając automatyzację z pewnością jesteśmy w stanie skrócić time to market. Oczywiście należy w takim przypadku zwrócić również uwagę na to, w jaki sposób odbywa się dostarczanie wartości: z jakich dostawców i surowców korzystamy, czy to są lokalne firmy, czy globalne, jak bardzo jesteśmy od nich zależni. Istnieje wiele czynników, jednak z definicji automatyzacja pozwala być bardziej efektywnym, działać szybciej, elastyczniej, bardziej dostosowywać się do zmian i świadomiej podejmować decyzje biznesowe.

M.F.: Kiedy firma powinna zdecydować się na automatyzację? Od jakiego obszaru najlepiej zacząć?

AS: Myślę, że w pierwszej kolejności należy zastanowić się nad tym, co dla danej firmy jest największym wyzwaniem, zdiagnozować elementy generujące marnotrawstwo. Warto również skorzystać z wiedzy i doświadczenia zewnętrznego konsultanta, który może wskazać zupełnie nową, pod kątem biznesowym bardzo wartościową, przestrzeń do optymalizacji. W każdej firmie mogą to być zupełnie inne procesy. 

M.F.: Czy inwestycja w automatyzację w dobie szalejącej inflacji jest dobrym pomysłem?

AS: Zależy od tego, co automatyzujemy i jaką mamy stopę zwrotu. Celem decyzji o wdrożeniu rozwiązań automatyzujących produkcję jest zazwyczaj obniżenie kosztów produkcji. Jeśli natomiast obniżamy koszty wytworzenia, wspomagamy walkę z inflacją. Nie musimy podnosić kosztów towarów, tak jak firmy, które tej automatyzacji nie posiadają. Z założenia jest to dobry pomysł. Nasuwa się jednak pytanie, jak firma była przygotowana do wprowadzenia automatyzacji — czy posiada fundusze i może w miarę sprawnie zainwestować i wdrożyć coś, co pozwoli hamować rosnącą inflację. 

M.F.: W jaki sposób kontroluje się, czy automatyzacja przynosi zamierzone efekty? Który z parametrów jest najważniejszy?

AS: Jest to bardzo dobre pytanie. Budując koncepcję na konkretne rozwiązanie, należy wyrazić ją w postaci pieniądza. Przykładowo, automatyzacja kosztuje 500 000 zł — zakup maszyny czy wdrożenie systemu informatycznego. Pytania brzmią:

• Jaki efekt i w jakim czasie otrzymamy? 
• Czy ograniczymy roczne koszty związane z pracą ludzi, skrócimy czas wykonywania procesów? 

Jeśli tak, efekt należy wyrazić w postaci pieniądza. Następnie (np. po roku) sprawdzić, czy rzeczywiście zamierzony cel został osiągnięty. A może pojawiły się koszty, które wcześniej nie zostały uwzględnione? Najprostszy parametr to koszt inwestycji versus jej zwrot. Warto również pamiętać o niewymiernych aspektach. Źle przeprowadzona komunikacja z pracownikami, związana ze wdrożeniem systemu, może spowodować spadek motywacji, a nawet zwolnienia. Prawidłowo zaplanowana komunikacja może także wspierać budowanie wizerunku przedsiębiorstwa jako nowoczesnej i równoważonej fabryki, zużywającej mniej surowców, energii elektrycznej, obniżającej ślad węglowy.

M.F.: Dziękuję za rozmowę.

Jeśli zainteresował Cię temat automatyzacji przemysłu, posłuchaj podcastu autora cyfrowy bliźniak na Youtube. Zajrzyj też na stronę internetową eksperta, gdzie możesz zostawić swój kontakt i umówić się na bezpłatną konsultację. 

Chcesz zautomatyzować swój biznes? Nawiąż współpracę ze specjalistami amiSter sp. z o.o. sp.k lub odwiedź bloga.

*Bezpłatna współpraca biznesowa.